書庫などに蓄積された大量の図面や書類の中から目的のものを見つけ出すのはとても大変な労力です。その解決策として文書を電子化して管理するデジタルファイリングを当社は推進致しております。
　2005年4月に施行された「e-文書法」により、民間での紙による文書は、税務関係書類も含め、原則として全て電子保存が可能となりました。日本経団連では、経済界全体の紙による文書コストは、年間約3000億円と試算しており、文書の電子化によるコスト削減は、大きなメリットになると言えます。
　電子化への投資は、機器の購入や人件費の問題等で自社で執り行なうにはいろいろと負担が大きいかと思われますが、当社に作業をご依頼いただければ、用途に応じた最適なデータ作成と管理方法を短期間で安価にご提供致します。
　デジタルファイリングに関するご質問等がございましたらば、お気軽にお問合せ下さい。

1.情報の保管場所不明
　
　引き出しやダンボール等に保管した多くの文書の中から目的の文書を探すのですが、なかなかそれが見つからない。あるいは、文書の保管した場所が分からなくなってしまった等、文書を見つけるまでの時間が非常にかかって困っている。

→文書を電子化していれば、コンピュータで文書を管理しますので、コンピュータからの検索機能を利用し、すぐに目的の文書が見つけることができます。

2.検索に時間がかかる
　
　文書を保管している場所は分かっているので、目的の文書を取り出すことにしましたが、ダンボール箱等に保管していると目的の文書の箱を開けるまでに必要の無い箱を移動させたりするような手間がかかります。目的の文書を手にした後でも、なかなか知りたい情報を見つけることができずに時間を浪費してしまうことがあります。

→文書を電子化していれば、コンピュータから目的の文書のみを抽出することが可能になります。また、文書の文中に対して、コンピュータの検索機能を使えば、目的の情報を瞬時に検索することができます。

3.書類の保管場所不足

　文書は、放っておくと無限大に蓄積されていきます。文書の入ったダンボール箱を保管するのに書庫の棚が足りなくなってくると、通路などに山積みにされることも珍しくありません。そうなってしまっては、必要な時に目的の文書を探すことも大変です。

→文書を電子化して、電子化した文書を廃棄すれば、新たな収納スペースを確保することができます。例として、A4サイズの10000〜20000枚の文書をCD1枚に収めることが可能です。

・保管スペースの削減で社内空間の有効活用が可能！
・コンピューターによって文書を管理するので検索力が向上！
・複数の人が同じデータを共有することが可能で人数分のコピーが不要！
・欲しいデータだけをプリントすれば用紙節約にもなり経済的！

・文書の保管形態：文書保存箱6箱　ファイル24冊
・文書のサイズ：A4
・文書の件数：1,000件(1文書につき平均で約10枚)
・文書の総枚数：1,000件×10枚＝約10,000枚

上記の条件で、1日あたり10件の検索を実施→年間で10件×250日＝2,500枚
人件費は、1時間あたり6,000円とすると・・・以下のような計算になります

　PDFの標準機能であるしおり検索項目やリンクツールを使ったPDF内・PDF間での相互リンクの設定を行なうことによって、目的の文書を表示させます。

　目的のデータを瞬時に表示できる検索項目を入力したリンクシートをExcel等の表計算ソフトやAccess等のデータベースソフトのハイパーリンク機能を利用して作成します。

　ファイリングソフトなど使った本格的なデータベース作成のお手伝いも致します。すでに導入済みのシステムに合わせたインポートデータの作成や、導入のご相談もお気軽にどうぞ！